Gestión de Documentos Digitales: una necesidad de toda organización

¿Cuántos pensamos que la solución al problema de la gestión de gran cantidad de documentos impresos en nuestra organización era digitalizarlos? ... a poco andar, caímos en la cuenta que esta solución también requiere un esfuerzo no menor para lograr el objetivo.

::: Desde la perspectiva de la organización

Gestionar nuestros documentos es una necesidad de negocio. Estos contienen información de valor para nuestro quehacer, para apoyar nuestra toma de decisiones y es base de la gestión de conocimiento de la organización.

Por otra parte, una eficiente gestión de los documentos traerá consigo menores costos, mejor acceso, uso eficiente de recursos y mayores oportunidades al mejorar los procesos de transferencia al interior de nuestra organización y con el entorno.

Revisemos entonces, tres aspectos básicos que deberían ser considerados al momento de evaluar una solución tecnológica para la gestión de nuestros documentos digitales.

::: 1) Uso de estándares abiertos: ¡Larga vida a nuestros documentos!

Cuando hablamos de estándar nos referimos básicamente a un modelo, norma, patrón o referencia existente y reconocida en cuanto a una materia.

En el caso de los documentos, tendemos a pensar que los únicos tipos de documentos que existen son aquellos que podemos crear y editar con algunos programas existentes - generalmente software de alguna marca específica líder en el mercado, que usan estándares privados -, y dependemos de estos programas para dar continuidad a la vida de nuestros documentos.

Hay contextos en los que los documentos en formato digital deben permanecer intactos en el tiempo, por años, cinco, diez, incluso más. Tal es el caso de la gran cantidad de información que se maneja a nivel de Gobierno, sistema legislativo y judicial, instituciones educacionales y empresas, donde la documentación en formato digital tiene una gran relevancia.

Como alternativa a los estándares privativos, existen los formatos abiertos, que son aquellos que pueden ser accedidos por cualquier proveedor o programador de software, de modo que pueden ser adoptados fácilmente, sin generar dependencias.

Es el caso del formato Open Document Format (ODF) [1], el único estándar abierto que se ajusta a todos los usos comunes de formatos de documentos de ofimática, por ejemplo, edición con formato e impresión de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. La suite de ofimática OpenOffice, adopta el estándar abierto ODF y además, es compatible con estándares propietarios, dando soporte a una gran flexibilidad de formatos digitales para documentos.

Para las empresas y organizaciones en general, la utilización de estándares públicos o privados suele tener, en primer lugar, un impacto económico en términos de pago de licencias, y de costos de cambio y de compatibilidad con otras tecnológicas que van mucho más allá de lo que puede parecer a primera vista [2].

La adopción de estándares abiertos tiene varias ventajas:

• facilita la compatibilidad e interoperabilidad
• facilita la comunicación y la posibilidad de compartir datos e información
• reduce el riesgo tecnológico de los consumidores, al eliminar las dependencias de un proveedor líder y dueño del estándar

::: 2) Seguridad de la Información

La seguridad de la información es la protección de la información frente a una amplia gama de amenazas con el fin de asegurar la continuidad del negocio, minimizar el daño del negocio y maximizar el retorno de la inversión y las oportunidades de negocio.

Por esta razón, la seguridad es un aspecto relevante a la hora de evaluar un sistemas de información para la gestión documental. En este sentido, se debe garantizar la preservación de los siguientes aspectos [3]:

• Confidencialidad: asegurar que el información sea accesible sólo para aquellos usuarios autorizados para tener acceso.
• Integridad: salvaguardar que la información y los métodos de procesamiento sean exactos y completos. Esto considera que los archivos no se eliminen, modifiquen o corrompan, ya sea en forma accidental o intencional, y al mismo tiempo se garantice la persistencia de los datos.
• Disponibilidad: asegurar que los usuarios autorizados tengan acceso a la información y bienes asociados cuando lo requieran, esto significa procurar acceso en línea, y también desde otras plataformas como móviles, si así se requiere.

::: 3) Integración con Flujos de Trabajo y otras yerbas

Desde la perspectiva de la organización, lo más importante es que los sistemas de información son un medio para mejorar nuestra gestión y como tal, deben adaptarse a los procesos de ésta. Para esto, se requiere, que incorporen modelos de flujos de trabajo (workflow) y que sean flexibles y compatibles con los sistemas con que ya cuenta la organización.

Un flujo de trabajo describe una secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo, junto a la identificación de los actores relacionados con cada etapa [4].

Un sistema de gestión documental debe describir modelos de flujo de trabajo, que permitan organizar y acceder a los documentos e incorporar información adicional en cada etapa de la secuencia.

Que sea flexible es un requerimiento que en general hacemos a todos los sistemas de información y está relacionado con la libertad de adaptar el sistema a la realidad de cada organización facilitando el proceso de adopción.

Un sistema compatible con las plataformas existentes, o al menos que provea mecanismos de importación y exportación de datos e información, que provea un nivel aceptable de interoperatividad entre sistemas de información y elimine en lo posible la duplicidad de información.

Es deseable que el sistema cuente con un mecanismo de versionamiento, que sirva para almacenar distintas versiones de un archivo en el tiempo. Esto permite recuperar versiones anteriores de un documento en caso de pérdida de información, o ante la necesidad de deshacer algunas etapas de un determinado proceso.

El medio más usado hoy para intercambiar documentos es el correo electrónico, pero en la mayoría de los casos no permite realizar una gestión eficiente de los documentos, consumiendo una gran cantidad de recursos en organización, clasificación y búsquedas.

No obstante lo anterior, el correo electrónico es una forma ampliamente usada de comunicación, por tanto, es deseable también la integración del sistema de gestión documental con algunos usos del correo electrónico, por ejemplo, envío de avisos, alertas, recordatorios.

En último lugar, es importante recordar que muchas veces requerimos acceder a los documentos desde distintas plataformas, es el caso del acceso móvil. Por lo mismo, se debe considerar también, los mecanismos de acceso a la información: vía móvil, 100% Web a plataforma del proveedor, cliente – servidor corporativo.

::: Ámbitos de aplicación

El ámbito de aplicación de este tipo de soluciones es amplio, pues toda organización – empresas, gobierno, organizaciones sociales y educacionales – debe gestionar de alguna manera una cantidad importante de documentos digitalizados. De acuerdo a su naturaleza, las características de los procesos y sus necesidades, distintas organizaciones tendrán requerimientos distintos.

Finalmente, no debemos olvidar, que para iniciar un proceso de adopción de tecnologías exitoso debemos: identificar correctamente nuestras necesidades: problemas y oportunidades; determinar los recursos disponibles y las restricciones; y asesorarse para evaluar en forma adecuada la solución tecnológica que mejor responda a nuestras necesidades.

::: Referencias:

[1] Campaña "ODF Chile: Libera tus documentos". http://odf.csol.org
[2] SIEBER, S., VALOR, J. Y PORTA, V. (2005).Los sistemas de información en la empresa actual. Aspectos estratégicos y alternativas tácticas. Ed. McGraw-Hill
[3] Apuntes del Diplomado de Gestión de Seguridad Informática, FEN, U. de Chile. Alejandro Fuentes de la Hoz.
[4] Wikipedia. http://es.wikipedia.org/wiki/Flujo_de_trabajo

Fuente imagen: http://farm1.static.flickr.com/44/128156670_4118e6f476.jpg?v=0

--
Tania Gallardo Turiel
Ingeniero Civil en Computación, U. de Chile
Académica Adjunta de la Facultad de Economía y Negocios, U. de Chile
Presidenta ONG Centro de Software Libre (CSOL) (http://www.csol.org)
Directora OpenMob Ltda. (http://www.openmob.com)